Dans l’ère numérique que nous traversons, pratiquement toutes les communications et tous les échanges se font désormais par internet. D’ailleurs le mail est l’outil de communication le plus utilisé au sein des entreprises, que ce soit pour des toutes petites structures ou des grands groupes.

Lorsque nous communiquons sur papier, la correspondance se termine en apposant sa signature ? Oui, et bien pour la version électronique aussi. Dans cet article nous allons voir ensemble ce qu’est réellement la signature mail et l’intérêt qu’elle peut avoir pour votre activité.

Qu’est-ce qu’est la signature électronique ?

Comme nous l’avons évoqué, la signature électronique mail remplit exactement la même fonction qu’une signature manuscrite : elle authentifie le document et garantie donc sa véracité. C’est pour votre destinataire un bon moyen de s’assurer de votre identité lors de vos échanges électroniques.

L’objectif de votre signature mail originale est donc de garantir l’identité de l’expéditeur du mail. Elle porte donc davantage d’intérêt à des échanges professionnels puisqu’elle permet de protéger votre document électronique et peut d’ailleurs être utilisée d’un point de vue juridique.

L’importance d’une signature électronique professionnelle

Vous le savez maintenant, le mail est l’outil de communication le plus utilisé au sein du monde professionnel. C’est pourquoi vous devez absolument soigner votre signature électronique pour entreprise.

Une signature de mail efficace et pertinente apporte de l’authenticité, du professionnalisme et de l’originalité pour vos échanges avec de nombreux destinataires. D’ailleurs qui peuvent-ils être ? Et bien votre signature mail vous permettra de vous identifier auprès de vos clients, de vos fournisseurs, de vos partenaires ou encore de vos collaborateurs et autres individus ayant contact avec votre entreprise.

Que doit contenir la signature de mail et sous quelle forme ?

Le plus important concernant votre signature électronique est son contenu. Celle-ci doit contenir certaines informations indispensables comme :

• L’identité claire de l’auteur du mail : nom et prénom + place dans l’entreprise
• Le nom, le logo et un moyen de contact de l’entreprise
• Idéalement une localisation
• Lien vers votre site internet et/ou vos réseaux sociaux

En ce qui concerne, l’aspect visuel de votre signature de mail, il est fortement recommandé d’utiliser et de suivre les éléments de votre charte graphique afin que l’ensemble de votre identité visuelle soit cohérente.

En parlant de design, il existe d’ailleurs différents types et différentes formes de signatures de mail :

• La signature image : dans ce type de signature votre création est une seule et même image composée de tous ses différents éléments, c’est tout particulièrement pour cette forme de signature électronique que nous vous conseillons de suivre votre charte graphique. Attention : certaines interfaces peuvent bloquer l’apparition de ces images.
• La signature textuelle : elle est utilisée par une grande majorité de personnes car très simple à créer, mais elle ne propose malheureusement aucun esthétisme et design. Ce n’est pas le type de signature à choisir si vous souhaitez quelque chose de très personnalisé.
• La signature HTML : c’est la forme la plus complète et qualitative. Elle vous permet d’être affichée sur tous les interfaces et donc être vue de tous vos destinataires. De plus, ce type de signature est totalement personnalisable, ce qui vous permet d’y apposer clairement votre identité visuelle et votre professionnalisme. Elle est gage de confiance pour vos lecteurs.

Pour résumé,

La signature électronique professionnelle est souvent sous-estimée et pourtant elle est essentielle pour une communication efficace et de qualité. Finir votre message sur une note professionnelle et pertinente rassurera vos interlocuteurs et vous permettra d’échanger de manière positive avec eux.

En plus de mettre en avant votre image de marque, elle vous permettra de vous démarquer de vos concurrents et vous permettra de gagner encore davantage la confiance de vos destinataires !